CRM-Tags

Definition: CRM-Tags sind flexible, frei definierbare Etiketten oder Schlagwörter, die manuell oder automatisiert an Kontakte, Deals, Unternehmen oder andere CRM-Objekte angehängt werden. Sie dienen der schnellen Kategorisierung und ermöglichen das Filtern, Segmentieren und Steuern von Datensätzen nach beliebigen Merkmalen oder Ereignissen, ohne dass dafür fest angelegte Datenbankfelder benötigt werden. Im Unterschied zu strukturierten CRM-Feldern mit vordefinierten Werten (z. B. ein Dropdown-Feld für "Kundenstatus") können Tags ad hoc vergeben und jederzeit wieder entfernt werden. Plattformen wie ActiveCampaign, HubSpot, Klaviyo und Keap (ehemals Infusionsoft) setzen Tags als zentrales Segmentierungsinstrument ein. Besonders in ActiveCampaign, gegründet 2003 von Jason VandeBoom in Chicago, spielen Tags eine tragende Rolle bei der Automation: Sie steuern, welche Workflows gestartet, welche Segmente befüllt und welche E-Mail-Serien ausgelöst werden. Studien des Email Marketing Industry Census (Econsultancy, 2022) belegen, dass verhaltensbasierte Segmentierung über Tags die E-Mail-Klickrate gegenüber unsegmentierten Kampagnen um durchschnittlich 74 % steigert.

Erläuterung

Die Idee des Tagging stammt ursprünglich aus dem Web-2.0-Umfeld der frühen 2000er-Jahre, wo Plattformen wie del.icio.us (gegründet 2003 von Joshua Schachter) nutzergenerierende Tags zur Kategorisierung von Lesezeichen popularisierten. Thomas Vander Wal prägte 2004 den Begriff „Folksonomy" für diese Art kollaborativer, dezentraler Verschlagwortung – ein Konzept, das CRM-Anbieter in den folgenden Jahren auf kontaktverwaltende Systeme übertrugen. Im CRM erfüllen Tags eine Doppelfunktion: Einerseits sind sie deskriptiv und beschreiben einen Kontakt (z. B. „webinar-besucher-2024", „enterprise-lead", „churn-risiko"), andererseits sind sie operativ und steuern aktiv Workflows und Automatisierungsprozesse. Diese operative Dimension macht Tags besonders wertvoll. Ein Workflow kann z. B. so konfiguriert werden: „Wenn Tag ‚demo-angefragt' gesetzt wird, sende Bestätigungs-E-Mail, weise einen Vertriebsmitarbeiter zu und setze Tag ‚demo-geplant' nach 24 Stunden automatisch." In CRM-Systemen wie HubSpot werden Tags (dort „Lists" mit manueller Mitgliedschaft für ähnliche Zwecke) durch Property-basierte Workflows ergänzt, während ActiveCampaign und Keap Tag-gesteuerte Automation als primäres Designprinzip verfolgen. Salesforce hingegen setzt stärker auf strukturierte Felder und Record Types, bietet Tags aber als ergänzendes Feature an. Ein häufiges Problem in wachsenden Teams ist die Tag-Inflation: Ohne einheitliche Namenskonventionen entstehen redundante Tags wie „Event_Frankfurt", „event-frankfurt", „Frankfurt-Event" und „Frankfurt_2025", die dieselbe Gruppe beschreiben. Eine Analyse von HubSpot-Nutzerdaten (2021) ergab, dass Unternehmen ohne Tag-Governance im Durchschnitt 3,7-mal mehr Tags besitzen als funktional benötigt, was die Systempflege erheblich erschwert. Die Lösung liegt in einer dokumentierten Tag-Taxonomie, die Präfixe, Schreibweisen und Verantwortlichkeiten definiert.

Anwendungsfälle für CRM-Tags

Kampagnen-Tracking: Tags wie „kampagne_herbst2024" markieren alle Kontakte, die an einer bestimmten Kampagne teilgenommen haben, und ermöglichen spätere Auswertungen ohne separate Listen.
Event-Management: Tags wie „messe_dmexco2025_angemeldet" oder „webinar_oktober_teilgenommen" kategorisieren Kontakte nach Veranstaltungsteilnahme und lösen automatisch Nachfass-Sequenzen aus.
Sales-Prozess-Steuerung: Tags wie „angebot-versendet", „testphase-aktiv" oder „vertrag-verhandlung" ergänzen Deal-Stages und bieten detailliertere Prozesskontrolle.
Kundeninteressen: Tags für Produktinteressen, Branchen oder Themengebiete ermöglichen präzise Segmentierung für Content-Marketing und Produktkommunikation.
Compliance und Datenschutz: Tags wie „dsgvo-opt-in-2024" oder „newsletter-abbestellt" dokumentieren Einwilligungsstatus und steuern Kommunikationsberechtigungen.

Tags vs. Custom Properties – Unterschiede und Einsatzbereiche

Tags für temporäre oder ereignisbezogene Kennzeichnungen: Wenn ein Merkmal zeitlich begrenzt ist oder regelmäßig wechselt (z. B. Messeteilnahme, aktuelle Kampagnenzugehörigkeit), sind Tags flexibler und leichter zu verwalten als Felder.
Custom Properties für strukturierte, dauerhaft relevante Daten: Branche, Unternehmensgröße, Vertragswert oder bevorzugter Kanal gehören in strukturierte Felder, da sie Berichte, Segmentierungen und Integrationen zuverlässiger speisen.
Mehrfachzuweisung: Ein Kontakt kann beliebig viele Tags gleichzeitig tragen, während ein Dropdown-Feld nur einen Wert aufnimmt – Tags sind daher für Multi-Attribut-Kennzeichnungen prädestiniert.

Praxistipp: Etablieren Sie eine schriftliche Tag-Governance, bevor Ihr Team Tags produktiv einsetzt. Definieren Sie ein Präfix-System (z. B. „ev_" für Events, „km_" für Kampagnen, „st_" für Status, „int_" für Interessen) und hinterlegen Sie es als interne Dokumentation im CRM oder in einem Team-Wiki. Automatisieren Sie das Entfernen veralteter Tags über Workflows: Ein Tag wie „km_herbst2024" kann automatisch 90 Tage nach Kampagnenende von allen Kontakten entfernt werden. So bleibt Ihre Tag-Liste schlank, aussagekräftig und pflegbar – auch wenn das Team wächst.