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Datenaufbewahrung (Retention)

Definition: Die Datenaufbewahrung (englisch: Data Retention) in Google Analytics 4 bezeichnet den Zeitraum, über den nutzer- und ereignisbezogene Rohdaten auf den Servern von Google gespeichert werden, bevor sie automatisch und unwiderruflich gelöscht werden. Diese Einstellung ist in der GA4-Verwaltungsoberfläche unter Dateneinstellungen konfigurierbar und kann auf zwei Monate oder vierzehn Monate festgelegt werden. Die Datenaufbewahrungseinstellung hat direkte Auswirkungen auf die verfügbaren Analysezeiträume in den Explorations-Berichten (früher bekannt als Analysis Hub) von GA4, da diese auf gespeicherten Nutzer- und Ereignisdaten basieren. Standardberichte hingegen, die auf voraggregierten Daten basieren, sind von der Retention-Einstellung nicht betroffen und zeigen historische Daten unabhängig von der eingestellten Aufbewahrungsfrist an. Die Datenaufbewahrungseinstellung ist ein zentrales Datenschutzinstrument, da sie sicherstellt, dass personenbezogene Nutzerdaten nicht länger als notwendig gespeichert werden, und ist damit ein wichtiger Bestandteil einer DSGVO-konformen Analytics-Konfiguration. Die Wahl der richtigen Aufbewahrungsdauer erfordert eine Abwägung zwischen analytischem Nutzen – längere Zeiträume ermöglichen tiefere historische Analysen – und dem Grundsatz der Datensparsamkeit, der eine minimale Speicherdauer bevorzugt.

Erläuterung

In Google Analytics 4 existieren zwei Arten von gespeicherten Daten: voraggregierte Berichtsdaten, die in standardisierten Tabellen gespeichert und für die Standard-Berichte genutzt werden, sowie granulare Nutzer- und Ereignisdaten, die für die frei konfigurierbaren Explorations-Berichte benötigt werden. Die Datenaufbewahrungseinstellung betrifft ausschließlich die zweite Kategorie. Das bedeutet: Auch wenn die Retention auf zwei Monate eingestellt ist, können Sitzungen und Nutzer aus dem vergangenen Jahr in den Standardberichten angezeigt werden – aber detaillierte Explorationen wie Trichteranalysen, Pfadanalysen oder Segmentierungen auf Basis von Einzelereignissen sind nur für den konfigurierten Aufbewahrungszeitraum möglich.

Die Standardeinstellung von zwei Monaten ist für viele Unternehmen zu kurz, insbesondere wenn saisonale Vergleiche, Jahresanalysen oder Kohorten-Studien über mehrere Quartale hinweg durchgeführt werden sollen. In diesen Fällen empfiehlt sich die Umstellung auf vierzehn Monate. Diese Einstellung ermöglicht Jahresvergleiche in Explorations-Berichten und deckt damit die meisten praktischen Analysebedürfnisse ab.

Aus datenschutzrechtlicher Perspektive gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit und Zweckbindung: Personenbezogene Daten sollten nicht länger gespeichert werden, als für den jeweiligen Zweck erforderlich. Unternehmen, die die Retention auf vierzehn Monate erhöhen möchten, sollten prüfen, ob dies mit ihrer Datenschutzfolgenabschätzung und den Einwilligungen im Consent-Management-System vereinbar ist. Die Datenschutzbehörden in verschiedenen EU-Ländern haben unterschiedliche Empfehlungen und Anforderungen bezüglich der Speicherfristen für Analytics-Daten.

Auswirkungen auf verschiedene Berichtstypen

DSGVO-konforme Konfiguration

Praxistipp: Stellen Sie die Datenaufbewahrung in GA4 unmittelbar nach der Einrichtung der Property auf vierzehn Monate ein – dieser Schritt wird häufig vergessen und lässt sich nicht rückwirkend anwenden, da Daten, die vor der Änderung gesammelt wurden, bereits nach zwei Monaten gelöscht sein könnten. Aktivieren Sie parallel dazu den BigQuery-Export, um eine unbegrenzte historische Datenbasis für tiefere Analysen aufzubauen. Prüfen Sie mit Ihrer Rechtsabteilung oder einem Datenschutzbeauftragten, ob die vierzehnmonatige Retention mit Ihrer DSGVO-Strategie vereinbar ist, und dokumentieren Sie die Entscheidung entsprechend.